Invito Updates
Neuste
Änderungen
Es ist ab sofort möglich, über INViTO automatisiert Namensschilder zu drucken, die Sie Ihren Gästen am Einlass überreichen können. Dazu benötigen Sie einen Brother-Etikettendrucker per USB an einem Laptop angeschlossen sowie ein vorinstalliertes INViTO Label-Programm. Anschließend werden automatisch beim Check-In selbstklebende Namensschilder gedruckt für Ihre Gäste und deren Begleitpersonen gedruckt. Mehr dazu in den FAQs.
Das Importieren von Gästelisten über Excel wurde komplett überarbeitet. Die Zuordnung von Spalten in Ihrer Excel-Tabelle zum jeweiligen Feld in INViTO ist ab sofort flexibel gestaltet. Sie entscheiden selbst, welche Spalten Sie importieren und welchen Feldern Sie diese zuordnen wollen. Auch selbst angelegte Textfelder können Sie ab sofort mit Ihren Daten befüllen. Darüberhinaus haben Sie außerdem die Möglichkeit, vorhandene Gästelisten mit Daten aus einer Excel-Tabelle zu ergänzen (Update-Modus). Die neue Import-Funktion finden Sie ab sofort oberhalb der Gästeliste und nicht mehr in der "Bearbeiten"-Ansicht.
Unabhängig von den eingestellten Limitierungen, wie viele Begleitpersonen ein Gast benennen kann, können Sie ab sofort über das Back-End beliebig viele Begleitpersonen manuell ergänzen.
In Text-Elementen wie z.B. der Sidebar neben dem Anmeldeformular lassen sich ab sofort auch Grafiken unterbringen. So können Sie beispielsweise Fördererlogos oder Infografiken auf der Anmeldeseite einblenden.
Die Benachrichtigungsfunktion wurde um praktische Funktionen ergänzt:
Ab sofort können Sie über das Rechtsklick-Menü und den Button den Haupt-Gast sowie zugehörige Begleitpersonen gezielt einzeln einchecken. Über hingegen, wird der Status für alle Personen auf einmal gesetzt. Die Spalte und der zugehörige Button wurden in diesem Zuge entfernt.
Die Gästeliste wurde komplett überarbeitet und modernisiert.
Dazu steht ab sofort ein Kontextmenü (Rechts-Klick) zur Verfügung, über das Aktionen für einzelne Gäste ausgeführt werden können (Status ändern, Benachrichtigungen, Check-In, etc.).
Um Gäste zu bearbeiten öffnet sich ab sofort ein Popup. Dieses kann auch über Tastenkürzel bedient werden:
ENTER Gast speichern
ESC Abbrechen
🡒 Zum nächsten Gast springen
🡐 Zum vorherigen Gast springen
ENTF Gast löschen
Negativfilter: Für die meisten Filter gibt es ab sofort auch eine negative Variante. So können Sie z.B. alle Gäste anzeigen lassen, die nicht in der Kategorie VIP sind oder an die, die Benachrichtigung XYZ nicht gesendet wurde.
Live-Updates: Die Gästeliste wird bei Änderungen automatisch aktualisiert. Wenn sich z.B. Gäste registrieren oder eingecheckt werden, muss die Seite nicht mehr neu geladen werden, sondern es wird immer der neuste Stand angezeigt.
Bei eigenen Formularfeldern können Sie mit dem neuen Feldtyp "Zahl" Zahlenwerte mit Minimal- und Maximalwerten abfragen.
Sie können ab sofort für jede Veranstaltung festlegen, ob eine Absage möglich sein soll oder nicht. So können Sie also auch bei der offenen Registrierung eine Absage ermöglichen, bzw. diese bei persönlichen Einladungen deaktivieren.
Wenn Sie für eine Veranstaltung ein Gäste-Limit einstellen, können Sie jetzt auch festlegen, ob bei diesem nur Haupt-Gäste oder auch Begleitpersonen berücksichtigt werden sollen.
Aus Sicherheitsgründen wurde ein weiterer Zwischenschritt bei der Authentifizierung hinzugefügt, bei dem Sie einen Code aus Ihrem Postfach eingeben müssen. Außerdem werden inaktive Konten ab sofort nach einer Ablaufzeit benachrichtigt und schließlich deaktiviert.
Es ist ab sofort möglich, die Gästeliste Ihrer Veranstaltung mit weiteren Personen zu teilen. Über den Button obenhalb der Gästeliste können Sie einen entsprechenden Link erstellen, der auch ohne Invito-Zugang geöffnet werden kann. Die aktuell gesetzten Filter und Spalten werden wie sie sind weitergegeben. So lassen sich Listen erstellen, die nur für die Zielgruppe relevante Daten beinhalten. Über den Button in der geteilten Ansicht können Sie die Freigabe jederzeit rückgängig machen.
Über den Button oberhalb der Gästeliste haben Sie die Möglichkeit, grafische Visualisierungen und Kennzahlen zu Ihrer Veranstaltung einzublenden. Diese sollen helfen, einen Überblick über die Verteilung von Rückmeldungen, Zusagen/Absagen und Anwesenheiten Ihrer Gäste zu gewinnen. Sie können die Ansicht wechseln, in dem Sie auf den Titel der Diagramme klicken. Sollten Sie hier wichtige Kennzahlen oder Statistiken vermissen, freue ich mich über Ihr Feedback. Schreiben Sie mir gerne eine Mail.
Für Online-Veranstaltungen mit digitalen Besprechungen oder Konferenzen wurde Invito um eine
praktische Schnittstelle erweitert: Über die Variable {MEETINGLINK} können Sie
Ihren Gästen per Benachrichtigung einen personalisierten Link zum Online-Meeting zukommen
lassen. Ein Klick darauf, leitet den Gast zur Videokonferenz weiter während sein Status im
Hintergrund automatisch auf anwesend gesetzt wird. Voraussetzung ist, dass Sie im Vorfeld
einen Link zum Online-Meeting (MS Teams, Zoom, etc.) hinterlegt haben und der Gast den Link
in einem gültigen Zeitfenster öffnet (30 Minuten vor Start der Veranstaltung bis Ende der
Veranstaltung). Mehr zur Vorgehensweise finden Sie in den FAQs.
Neben Start-Datum und -Zeit lassen sich ab sofort optional auch End-Datum und Zeit festlegen.
Diese können Sie in Benachrichtigungen oder Textblocks (z.B. Sidebar neben dem Formular)
einblenden. Dafür stehen neue Variablen zur Verfügung: {ENDDATUM},
{ENDZEIT}, {ZEITRAUM}. Die Variable {ZEITRAUM} zeigt
alle Informationen zu Beginn und Ende Ihrer Veranstaltung an, z.B. 08.09.2025 10:00 Uhr - 12:00 Uhr oder 08.09.2025 18:00 Uhr - 10.09.2025 20:00 Uhr.
Bisher gab es die Möglichkeit zurückzuverfolgen, ob Gäste im Anmeldeformular ihre Adresse geändert haben. Ab sofort werden hier auch Telefonnummer und E-Mail-Adresse berücksichtigt. Unter im Filter-Menü sowie im Gäste-Bearbeiten-Popup können Sie einsehen, welche Gäste Ihre Kontaktdaten aktualisiert haben und so Ihre Datenbank auf dem neusten Stand halten.
Es wurde ein neues Feld Zusatzinfo hinzugefügt. Dieses dient dazu, wie der Name
vermuten lässt, beliebige zusätzliche Informationen über Ihre Gäste zu speichern. Das Feld
muss manuell befüllt und kann dann über die Variable {ZUSATZINFO} in
Benachrichtigungen ausgegeben werden.
Im Live-Dashboard für die Einlasskontrolle können Sie ab sofort oben rechts über die Schaltfläche entscheiden, ob Sie Begleitpersonen in den Anwesenheitszahlen berücksichtigen oder auslassen wollen.
Es ist ab sofort möglich, die persönliche Anmeldung und die offene Registrierung zu kombinieren. Sie können also eine ausgewählte Gästeliste gezielt per Anmeldelink einladen und zusätzlich noch die offene Registrierung über einen öffentlichen Link ermöglichen.
Ab sofort ist es möglich, Ihren Benachrichtigungen eine Kalenderdatei (iCalendar) als Anhang hinzuzufügen. So können Gäste Ihre Veranstaltung mit einem Klick als Termin in Outlook und co. hinzufügen. Bei der initial hinterlegten Einladungsmail ist diese Option standardmäßig aktiviert.
Bei Feldern mit Auswahlmöglichkeiten können Sie ab sofort für jede Option eine Kapazität
angeben. Also die maximale Anzahl an freien Plätzen für diese Option. Praktisch für
begrenzte Angebote wie z.B Workshop-Plätze.
Außerdem: Bei Multiple-Choice-Feldern können Sie jetzt über das Feld Max. Anzahl Optionen,
die Anzahl der gleichzeitig wählbaren Optionen limitieren. Geeignet bspw. wenn Sie die
Auswahl von Angeboten oder Zusatzleistungen einschränken wollen.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, für jede Auswahlmöglichkeit einen internen Titel zu
vergeben. Dieser wird in der Gästeliste und im Excel-Export statt der eigentlichen
Beschriftung angezeigt. Praktisch bei sehr langen Bezeichnungen.
Wenn Gäste auf den Abmeldelink in Benachrichtigungsmails geklickt haben, wurden diese bisher direkt abgemeldet. Ab sofort gibt es noch einen Zwischenschritt mit Sicherheitsabfrage ("Sind Sie sicher, dass Sie sich abmelden wollen?"). Den angezeigten Text können Sie bei Bedarf über den Textblock "Hinweis Abmeldelink" anpassen.
Es ist ab sofort möglich, eine automatische Benachrichtigung per Mail an eine hinterlegtes Postfach zu senden, sobald eine neue Veranstaltung in Invito angelegt wird. So können bspw. KollegInnen automatisch über neue Veranstaltungen informiert werden. Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, schreiben Sie mir einfach eine kurze Nachricht.
Aus Sicherheitsgründen wurde die Root-URL (z.B. events.hwk-musterstadt.de) deaktiviert und stattdessen eine Weiterleitung auf Ihre Homepage eingerichtet. Auf Wunsch lässt sich hier auch eine andere URL hinterlegen z.B. zu einer Veranstaltungsseite.
Beim Erstellen von Benachrichtigungen an Ihre Gäste können Sie ab sofort Test-Benachrichtigungen versenden. Klicken Sie dazu einfach auf den Button „Test schicken“ oben rechts in der jeweiligen Benachrichtigung und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten umgehend eine E-Mail mit dem aktuellen Entwurf und Beispieldaten.
Im Admin-Bereich finden Sie jetzt bei den Benachrichtigungen nützliche Beschreibungen zu allen verfügbaren Variablen. Ein Klick auf eine Variable zeigt Ihnen, was sie bedeutet und wie sie verwendet wird. Über den Button unten können Sie die Variable in Ihre Zwischenablage kopieren und einfach im Text einsetzen.
Veranstaltungen können ab sofort archiviert werden. Das bedeutet, dass Titel und URL freigegeben sowie die Registrierungsseite deaktiviert wird. Die Gästeliste kann nach wie vor eingesehen, durchsucht und exportiert werden. Veranstaltungen die älter als drei Monate sind, werden automatisch archiviert. Um eine Veranstaltung endgültig zu löschen, muss diese zuerst archiviert werden.
Bei neuen Veranstaltungen wird jetzt automatisch ein Feld zur Bestätigung Ihrer Datenschutzerklärung hinzugefügt. Sie möchten einen eigenen Standardtext für dieses Feld verwenden? Kein Problem – schicken Sie mir einfach eine E-Mail und ich hinterlege gerne Ihren individuellen Text mit Link zu Ihrer Datenschutzerklärung.
Sie haben nun die Möglichkeit, Sitzplatznummern für Ihre Gäste zu vergeben. Setzen Sie
einfach ein Häkchen bei "Sitzplatzvergabe" in den Einstellungen der jeweiligen
Veranstaltung. Die Platznummern können dann direkt in der Gästeliste oder via Excel-Import
vergeben werden. Sie erscheinen auf dem Ticket, im Export und bei Bedarf auch in
Benachrichtigungsmails: {SITZPLATZ}. Für das manuelle Eintragen in der
Gästeliste können Sie Tastenkürzel nutzen: ↓, ↑, ENTER, ESC. Das Format ist frei wählbar, z.B. B23 oder
Reihe 5, Platz 18.
Das Einloggen mit Zugangsdaten an den Einlass-Scannern ist ab sofort nicht mehr nötig.
Stattdessen kommt nun ein QR-Code zum Einsatz. So funktioniert's:
1. Öffnen Sie die Gästeliste der jeweiligen Veranstaltung auf einem Laptop.
2. Klicken Sie auf den grünen Button oben auf der
Seite.
3. Wählen Sie den Reiter .
4. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit den Geräten, die Sie für den Einlass nutzen
möchten. Anschließend können Sie wie gewohnt Tickets scannen.
Ein Fehler, der die Anzeige von Anhängen auf einigen iPhones betroffen hat, wurde behoben.
Ticket-PDFs werden jetzt in allen E-Mail-Programmen fehlerfrei angezeigt. Außerdem haben Sie
ab sofort auch die Möglichkeit, Tickets zusätzlich über einen Downloadlink zu verschicken.
Nutzen Sie hierfür einfach im E-Mail-Text die Variable {TICKETLINK}.
Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, für Gäste Schlagwörter zu vergeben. Im Vergleich zu den Kategorien können Sie hier mehrere Schlagwörter pro Gast vergeben. Ein Gast kann also z.B. der Kategorie VIP zugeordnet sein und zusätzlich die Schlagwörter #politik und #parkplatz haben. Die Gästeliste kann dann entsprechend gefiltert werden. Schlagwörter werden außerdem beim Import und Export berücksichtigt. Es bieten sich hier kurze, prägnante Begriffe an.
Sie können Ihren Gästen jetzt die Möglichkeit geben, sich auch nach einer Zusage noch von der
Veranstaltung abzumelden. Dazu verschicken Sie einfach eine Benachrichtigung mit der
Variable {ABMELDELINK}. Klickt ein Gast auf diesen Link, wird er von der
Veranstaltung abgemeldet.
Der Excel-Export der Gästeliste berücksichtigt ab sofort Ihre eingestellten Filter (z.B. Kategorie oder Status).
Für angemeldete Mitarbeiter wird auf der Registrierungsseite oben ein Link zu einem QR-Code angezeigt. Diesen können Sie beispielsweise auf Anschreiben oder Flyern verwenden, um Ihren Gästen die Anmeldung zu vereinfachen.
Für Veranstaltungen mit Tickets & Check-In haben Sie die Möglichkeit, Infografiken zu den Anwesenheitszahlen anzuzeigen. Sobald erste Gäste als anwesend markiert sind, erscheint in der Gästeliste der Button "Live-Statistiken". Diese Übersicht wird nach Kategorien aufgeschlüsselt und aktualisiert sich automatisch. Das ist vor allem am Tag der Veranstaltung praktisch.
Die Gäste-Infos wurden um das Feld "akademischer Titel" erweitert. Dieses Feld wird sowohl bei Import/Export berücksichtigt, als auch automatisch in Benachrichtigungen, auf dem Ticket, etc. dem Namen des Gastes vorangestellt.
Es ist ab sofort möglich, Ihre Invito-Instanz unter weiteren Domains verfügbar zu machen. Sie können in diesem Fall für jede Veranstaltung festlegen, welche Domain verwendet werden soll.
Beim Kopieren von Veranstaltungen werden ab sofort auch die Textblocks übernommen und dupliziert.
Das Feld Ablaufdatum wurde durch das Feld Anmeldeschluss ersetzt. An diesem Tag ist eine Registrierung noch möglich.
Die Gästeliste wird standardmäßig nach dem Rückmeldedatum sortiert. Zuletzt registrierte Gäste erscheinen also an erster Stelle.
Der Status von Begleitpersonen kann jetzt wie beim Haupt-Gast manuell angepasst werden.
Die Reihenfolge der zusätzlich definierten Formularfelder kann ab sofort geändert werden. Dazu einfach die Pfeile rechts benutzen.
Gästekategorien müssen nicht mehr seperat gepflegt werden, sondern können direkt beim Bearbeiten einer Veranstaltung hinzugefügt werden.
Es ist außerdem jetzt möglich, fehlende Gästekategorien beim Import automatisch anzulegen.
Die Benachrichtigungs-E-Mail über neue Anmeldungen kann ab sofort deaktiviert werden.
Dazu
einfach das Feld Mitarbeiter E-Mail leer lassen.
Benachrichtigungs-E-Mails können ab sofort über Rapidmail verschickt werden. Mit Standort in Deutschland, sehr guten Zustellraten sowie Möglichkeiten zur Auswertung sorgt das für einen sichereren und reibungsloseren Austausch mit Ihren Gästen.
Passendere Bezeichnung des Status für neue Gäste
Es ist nun möglich sein eigenes Passwort zurückzusetzen. Dazu muss die eigene E-Mail-Adresse eingegeben werden.
Veranstaltungsspezifische Variablen wurden zu den Textblocks auf den Registrierungsseiten hinzugefügt.
So ist es möglich, Titel, Ort und Zeitpunkt der Veranstaltung standardmäßig auszugeben.
Eigene Felder können jetzt mit einem internen Titel versehen werden. Wenn ausgefüllt, wird dieser Kurztitel in der Gästeliste sowie im Export angezeigt. Praktisch um lange Beschriftungen abzukürzen.
z.B. "Ich bin mit den Datenschutzvereinbarungen einverstanden" -> "Datenschutz".
Begleitpersonen können per QR-Code eingecheckt werden.
Informative Darstellung des eingecheckten Gastes bzw. Begleitperson im Anschluss an erfolgreichen QR-Code-Scan.
Nach erfolgreichem Check-In werden Check-In-Datum sowie -Uhrzeit gespeichert (in Gästeliste als Spalte zuschaltbar).
Diese Funktion wird nur bei Veranstaltungen mit Teilnahmecode angezeigt und wenn unter "Felder" Adressfelder in Anmeldeformular anzeigen aktiviert wurde.
Gäste die ihre Adresse angepasst haben, werden in der Detailansicht sowie im Export entsprechend gekennzeichnet.
Ist diese Option unter "Felder" gesetzt, werden in der Registrierung bei den Begleitpersonen Adressfelder mit ausgegeben.
Lange Gästelisten werden auf mehrere Seiten verteilt ausgegeben.
Gäste können angelegt werden / sich registrieren, auch wenn bereits Gäste mit derselben E-Mail-Adresse existieren.
Gäste können ohne E-Mail-Adresse angelegt werden (bei der Registrierung ist E-Mail weiterhin Pflichtfeld).