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Updates

Was sich in INViTO verändert hat, Monat für Monat.

November 2026

  • Neuer Titelbild-Editor und Bildergalerie

    Für das Titelbild Ihrer Anmeldeseite stehen jetzt rund 200 Vorlagen bereit, von Seminar und Sitzung über viele Gewerke bis zu schlichten Farbverläufen. Eine Suche und Farbfilter helfen beim Finden des passenden Motivs.

    Im neuen Editor wählen Sie den Ausschnitt und passen das Bild an: spiegeln, in Schwarzweiß umwandeln, weichzeichnen oder mit einer Farbe überlagern. Titel und Bildunterschrift sehen Sie dabei direkt im Bild, und jede Einstellung lässt sich später wieder zurücknehmen. Wenn ein Logo nicht ganz in den Header passt, darf der Ausschnitt auch über den Bildrand hinausgehen.

    Dialog „Bild bearbeiten“ mit einem Team am Laptop unter blauer Farbüberlagerung, daneben Schalter für Spiegeln, Schwarzweiß, Weichzeichnen und Farbüberlagerung 2 Bilder

  • Landingpage für Ihre Veranstaltung

    Die Anmeldung kann jetzt mit einer eigenen Veranstaltungsseite beginnen, die Sie auf Wunsch auch öffentlich bewerben können. Programm, Anfahrt, Ansprechpartner und Unterlagen stehen übersichtlich auf einer Seite, und Gäste sagen direkt dort zu oder ab.

    Sie stellen die Seite im neuen Modul „Landingpage“ per Drag & Drop aus Bausteinen zusammen und legen fest, wer welchen Baustein sieht, z.B. Unterlagen nur für Zugesagte.

    Landingpage einer Meisterfeier mit Titelbild, Einladungstext, Zusagen-Kasten, Countdown, freien Plätzen und Termin 2 Bilder

  • Adressbuch Zusatzmodul

    Mit dem Adressbuch pflegen Sie Ihre Kontakte unabhängig von einzelnen Veranstaltungen an einer Stelle. Sie stellen Verteiler zusammen, z.B. „Obermeister“ oder „Ehrengäste“, und übernehmen einen Verteiler mit wenigen Klicks in die Gästeliste einer Veranstaltung. Umgekehrt wandern Gäste nach der Veranstaltung ins Adressbuch, und Angaben, die Gäste bei der Anmeldung korrigiert haben, gleichen Sie gezielt ab.

    Personen mit mehreren Funktionen, etwa als Betriebsinhaberin und als Präsidentin, führen Sie als einen Kontakt und laden sie je nach Anlass in der passenden Funktion ein. Gruppen ordnen Kontakte zusätzlich ein, z.B. nach Kreishandwerkerschaft oder Ehrenamt. Ein Sperrvermerk „Nicht mehr einladen“ verhindert, dass Kontakte versehentlich erneut eingeladen werden. Dazu kommen Excel-Import und -Export, ein Änderungsprotokoll und abgestufte Zugriffsrechte, damit nur berechtigte Mitarbeitende die Kontaktdaten sehen.

    Adressbuch mit Verteilern und Gruppen in der Seitenleiste und einer Kontaktliste mit Funktion, Betrieb und Gruppen

  • Neue Standardfelder

    Geburtstag, Mobilnummer, Abteilung und Adresszusatz stehen jetzt als Standardfelder für Gäste und im Adressbuch bereit. Sie lassen sich im Anmeldeformular abfragen, per Excel importieren und exportieren. Damit die Formulare übersichtlich bleiben, erscheinen selten genutzte Felder beim Bearbeiten eines Gastes erst, wenn Sie sie brauchen.

  • Neue Filter und Sortierung

    Die Gästeliste lässt sich jetzt nach Gästen ohne E-Mail-Adresse und nach Gästen ohne bisherige Benachrichtigung filtern sowie nach der Anzahl versendeter Benachrichtigungen sortieren.

  • Und außerdem

    Neben vielen kleineren Verbesserungen an der Oberfläche wurden Performance und Sicherheit weiter verbessert. Geplante Benachrichtigungen stellen Sie jetzt auf Minuten, Stunden oder Tage vor oder nach Veranstaltungsbeginn ein.

Oktober 2026

  • INViTO auf dem Smartphone

    Die Verwaltung ist jetzt für Smartphones optimiert. Gästeliste, Filter, Mehrfachauswahl und Statusänderungen lassen sich bequem per Touch bedienen, und auch die Einstellungen Ihrer Veranstaltung erreichen Sie unterwegs. Import und Export bleiben dem Desktop vorbehalten.

    Gästeliste auf dem Smartphone mit Suche, Gästezahl und Gästen als Karten mit Status 2 Bilder

  • Kurzlinks

    Für jede Veranstaltung gibt es jetzt auf Wunsch einen kurzen Anmeldelink, z.B. hwk.events/ka/sommerfest. Sie finden ihn im Dialog „Anmeldelinks", auch als QR-Code für Flyer und Plakate.

  • Geteilte Gästelisten verwalten

    Über „Teilen" sehen Sie jetzt alle geteilten Links einer Veranstaltung mit Gültigkeit und Anzahl der Aufrufe. Links lassen sich nachträglich umbenennen, verlängern oder löschen. Hat sich Ihre Ansicht geändert, übernehmen Sie sie mit einem Klick in den bestehenden Link, und der Link bleibt dabei gleich.

  • Excel-Import: robuster und übersichtlicher

    Ziehen Sie Ihre Excel-Datei einfach per Drag & Drop auf die Gästeliste. Vor dem Import zeigt ein Prüfschritt, welche Spalten sich ändern, jeweils mit Beispiel. Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen, statt den ganzen Import abzubrechen. Neu ist außerdem eine Excel-Vorlage, die zu den Feldern Ihrer Veranstaltung passt.

  • Alle Uploads als ZIP herunterladen

    Dateien aus einem Upload-Feld laden Sie jetzt gesammelt als ZIP herunter, für alle Gäste der aktuell gefilterten Ansicht. Den Button finden Sie im Spaltenkopf der Gästeliste. Dafür muss beim Feld „In Gästeliste anzeigen" aktiviert sein.

  • Excel-Export mit mehr Optionen

    Beim Export wählen Sie jetzt, ob Begleitpersonen mitexportiert werden, und wenn ja, ob als eigene Zeilen oder als Spalten neben dem Hauptgast. Die Sortierung der Gästeliste wird übernommen, und Begleitpersonen-Zeilen erhalten die Betriebsdaten des Hauptgastes.

  • CC-Adresse durch Gäste

    Gäste können bei der Anmeldung jetzt selbst eine zweite E-Mail-Adresse angeben, die eine Kopie aller Benachrichtigungen erhält, z.B. für die Assistenz oder ein Sammelpostfach. Das Feld schalten Sie pro Veranstaltung in den Einstellungen der Anmeldeseite ein.

  • Update-Link ohne neue Begleitpersonen

    Beim Platzhalter {UPDATELINK} können Sie jetzt „Keine neuen Begleitpersonen erlauben“ auswählen. Gäste können ihre Daten dann weiterhin ändern und Begleitpersonen abmelden, aber keine neuen hinzufügen.

  • Interne Pflichtfelder

    Unter „Allgemein“ legen Sie pro Veranstaltung fest, welche Felder beim Anlegen, Bearbeiten und Importieren von Gästen ausgefüllt sein müssen, z.B. E-Mail-Adresse oder Betrieb.

  • Eigener Linktext in Benachrichtigungen

    Link-Platzhalter wie {ANMELDELINK} oder {UPDATELINK} können einen eigenen Linktext bekommen, z.B. „Hier anmelden“ statt der langen Adresse.

  • Und außerdem

    Neben vielen kleineren Verbesserungen an der Oberfläche wurden Sicherheit und Stabilität weiter verbessert und zahlreiche Fehler behoben. Datumsangaben in E-Mails zeigen den Monat jetzt ausgeschrieben, z.B. „29. Oktober 2026" statt „29.10.2026". Bereits eingeladene Gäste, die sich über die offene Anmeldung registrieren, werden nicht mehr doppelt angelegt.

Juni 2026

  • Begleitpersonen einzeln abmelden

    Gäste können über den Update-Link jetzt einzelne Begleitpersonen abmelden, statt den Namen zu löschen. Die Person bleibt mit dem Status „abgesagt" in Ihrer Gästeliste sichtbar, zählt aber nicht mehr mit und erhält kein Ticket. Mehr dazu in den FAQs.

  • Filter kombinieren mit UND / ODER

    Bei Schlagwörtern und Benachrichtigungen können Sie jetzt umschalten, ob alle ausgewählten Werte zutreffen müssen (UND) oder einer genügt (ODER). Neu sind außerdem ein Filter nach Betrieb und eine optionale Spalte „Anschrift".

  • Eigene Signatur pro Veranstaltung

    Die Signatur unter Ihren E-Mails lässt sich jetzt pro Veranstaltung überschreiben. Signatur, Abmelde-Hinweis und Bestätigungstext können zusätzlich je Gästekategorie unterschiedlich formuliert werden.

  • Ausgebuchte Auswahlmöglichkeiten

    Auswahlfelder mit begrenzten Plätzen – etwa Workshops oder Zeitfenster – blenden ausgebuchte Optionen auf der Anmeldeseite automatisch aus.

  • Benachrichtigungen deaktivieren und duplizieren

    Nicht benötigte Benachrichtigungen können Sie deaktivieren statt löschen – die Versandhistorie bleibt erhalten. Bestehende Benachrichtigungen lassen sich außerdem duplizieren. Bei Zustellproblemen wird die Fehlermeldung des Mailservers jetzt im Klartext angezeigt.

  • Bilder in Benachrichtigungen

    In Benachrichtigungen lassen sich jetzt Grafiken einbinden, zum Beispiel Logos oder Banner. Sie fügen die Bilder direkt im Textbereich ein.

März 2026

  • Admin 2.0 – die neue Veranstaltungsverwaltung

    Der Verwaltungsbereich wurde komplett überarbeitet. Alle Einstellungen sind jetzt über eine Seitenleiste organisiert: Allgemein, Anmeldeseite, Benachrichtigungen, Tickets, Textbausteine, Sitzplätze, Namensschilder und Zugänge. Benachrichtigungen, Textbausteine und eigene Felder erscheinen in sortierbaren Tabellen.

    Veranstaltungsverwaltung mit Seitenleiste und dem Bereich Allgemein mit Name, Kurztitel und Datum 2 Bilder

  • Live-Vorschau

    Anmeldeseite, Benachrichtigungen, Tickets und Namensschilder lassen sich direkt in der Vorschau prüfen – auch ohne zu speichern. Bei Veranstaltungen mit Gästekategorien können Sie zwischen den Kategorien umschalten. Mehr dazu in den FAQs.

  • Neuer Kopfbereich der Anmeldeseite

    Titelbilder können mit einem Overlay in Ihren CD-Farben hinterlegt werden, damit der Titel gut lesbar bleibt. Neu sind außerdem eine Bildunterschrift und die Option, den Titel ganz auszublenden. Empfohlene Bildgröße: mindestens 1650 × 600 Pixel. Mehr dazu in den FAQs.

  • Bedingte Felder und neue Feldtypen

    Formularfelder können abhängig von der Antwort in einem anderen Feld ein- und ausgeblendet werden. Neu hinzugekommen sind die Feldtypen Datum, Ja/Nein und Datei-Upload, außerdem lässt sich die Reihenfolge per Drag & Drop ändern. Mehr dazu in den FAQs.

  • Veranstaltung kopieren – auf Wunsch mit Gästen

    Veranstaltungen lassen sich mitsamt Gästeliste duplizieren. Übernommen werden die Stammdaten, zurückgesetzt werden Status, Teilnahmecodes, Check-ins und Anmeldedaten. Mehr dazu in den FAQs.

  • Eigene Bezeichnungen für Standardfelder

    Standardfelder wie Vorname oder Nachname lassen sich pro Veranstaltung umbenennen. In Feldbeschriftungen können Sie jetzt außerdem Links unterbringen, etwa zur Datenschutzerklärung. Das Datenschutzfeld selbst wurde neu gestaltet, und „Gewerk" steht als optionales Standardfeld zur Verfügung.

  • Überarbeitete Veranstaltungsliste

    Die Übersicht Ihrer Veranstaltungen bietet jetzt Textsuche, Zeitraum- und Jahr-Filter, einen Schalter für archivierte Veranstaltungen sowie Sortierung nach Name, Gästezahl und Datum. Der eingestellte Filter bleibt gespeichert.

  • Anmeldung in die eigene Website einbetten

    Das Anmeldeformular lässt sich als iFrame direkt in Ihre eigene Website einbinden. Den fertigen Code finden Sie im Dialog „Anmeldelinks", zusammen mit QR-Codes und den direkten Links.

Dezember 2025

  • Neuer Gästebereich

    Alle Seiten, die Ihre Gäste sehen – Anmeldung, Bestätigung, Absage, Check-In, Fehlerseiten – wurden komplett überarbeitet und erscheinen jetzt im HWK Corporate Design. Außerdem können Sie über neue Felder Dachzeile und Untertitel im Kopfbereich der Anmeldeseite anpassen.

  • Warteliste

    Wenn Ihre Veranstaltung ausgebucht ist, können sich Gäste ab sofort auf eine Warteliste setzen lassen. Sobald ein Platz frei wird, werden Gäste auf der Warteliste automatisch benachrichtigt. Mehr dazu in den FAQs.

  • Zusatzinfo

    Mit dem neuen Feld Zusatzinfo können Sie interne Informationen pro Gast hinterlegen und an verschiedenen Stellen verwenden: in der Gästeliste (filterbar), in Benachrichtigungen, auf Namensschildern und beim Check-In.

  • Mehr Optionen für eigene Felder

    Selbst angelegte Formularfelder können ab sofort in der Gästeliste sortiert werden und für Felder mit wenigen eindeutigen Werten werden automatisch Filteroptionen angeboten. Außerdem lassen sich alle eigenen Felder jetzt per Excel importieren – auch Auswahlfelder.

  • Datei-Upload

    Sie können Ihren Gästen ab sofort ermöglichen, bei der Anmeldung Dateien hochzuladen – zum Beispiel Dokumente oder Fotos. Dazu legen Sie ein Formularfeld vom Typ „Datei" an. Erlaubt sind JPG, PNG und PDF bis 20 MB. Mehr dazu in den FAQs.

September 2025

  • Zustellstatus

    INViTO prüft jetzt automatisch, ob Ihre Benachrichtigungen erfolgreich zugestellt wurden. In der Gästeliste sehen Sie auf einen Blick, bei welchen Gästen E-Mails nicht ankamen – z.B. wegen ungültiger Adressen oder voller Postfächer.

  • UPDATELINK

    Mit der neuen Variable {UPDATELINK} können Sie Ihren Gästen einen Link zusenden, über den diese ihre eigenen Daten aktualisieren können – z.B. Adressänderungen oder Begleitpersonen.

  • Walk-in Ticket

    Für Laufkundschaft oder spontane Gäste gibt es jetzt ein Walk-in Ticket. Damit können Sie Personen ohne vorherige Anmeldung direkt am Einlass einchecken.

  • Verbesserte Suche

    Die Suche in der Gästeliste wurde optimiert und ist jetzt schneller und zuverlässiger.

  • Vertretungen

    Wenn ein Gast eine Vertretung benennt, wird diese ab sofort auf Tickets, beim Check-In und auf Namensschildern anstatt des ursprünglichen Gastes angezeigt.

Mai 2025

  • Namensschilder

    Es ist ab sofort möglich, über INViTO automatisiert Namensschilder zu drucken, die Sie Ihren Gästen am Einlass überreichen können. Dazu benötigen Sie einen Brother-Etikettendrucker per USB an einem Laptop angeschlossen sowie ein vorinstalliertes INViTO Label-Programm. Anschließend werden automatisch beim Check-In selbstklebende Namensschilder gedruckt für Ihre Gäste und deren Begleitpersonen gedruckt. Mehr dazu in den FAQs.

  • Überarbeiteter Excel-Import

    Das Importieren von Gästelisten über Excel wurde komplett überarbeitet. Die Zuordnung von Spalten in Ihrer Excel-Tabelle zum jeweiligen Feld in INViTO ist ab sofort flexibel gestaltet. Sie entscheiden selbst, welche Spalten Sie importieren und welchen Feldern Sie diese zuordnen wollen. Auch selbst angelegte Textfelder können Sie ab sofort mit Ihren Daten befüllen. Darüberhinaus haben Sie außerdem die Möglichkeit, vorhandene Gästelisten mit Daten aus einer Excel-Tabelle zu ergänzen (Update-Modus). Die neue Import-Funktion finden Sie ab sofort oberhalb der Gästeliste und nicht mehr in der "Bearbeiten"-Ansicht.

  • Begleitpersonen manuell hinzufügen

    Unabhängig von den eingestellten Limitierungen, wie viele Begleitpersonen ein Gast benennen kann, können Sie ab sofort über das Back-End beliebig viele Begleitpersonen manuell ergänzen.

  • Bilder in Textblocks

    In Text-Elementen wie z.B. der Sidebar neben dem Anmeldeformular lassen sich ab sofort auch Grafiken unterbringen. So können Sie beispielsweise Fördererlogos oder Infografiken auf der Anmeldeseite einblenden.

  • Benachrichtigungen

    Die Benachrichtigungsfunktion wurde um praktische Funktionen ergänzt:

    • CC-E-Mail für Gäste: Ab sofort können Sie über das CC-Feld Gästen eine zweite E-Mail-Adresse zuordnen, die dann für alle Benachrichtigungen eine Kopie erhält.
    • Benachrichtigungen erneut senden: In der Gäste-Detailansicht können Sie oben in der Liste der gesendeten Benachrichtigungen ausgewählte E-Mails erneut senden.
    • Geplante Benachrichtigungen: Oberhalb der Gästeliste

  • Begleitpersonen einzeln einchecken

    Ab sofort können Sie über das Rechtsklick-Menü und den Button Gast einchecken den Haupt-Gast sowie zugehörige Begleitpersonen gezielt einzeln einchecken. Über Status ändern hingegen, wird der Status für alle Personen auf einmal gesetzt. Die Spalte Check-In und der zugehörige Button wurden in diesem Zuge entfernt.

Januar 2025

  • Verbesserte Gästeliste

    Die Gästeliste wurde komplett überarbeitet und modernisiert.

    Dazu steht ab sofort ein Kontextmenü (Rechts-Klick) zur Verfügung, über das Aktionen für einzelne Gäste ausgeführt werden können (Status ändern, Benachrichtigungen, Check-In, etc.).

    Um Gäste zu bearbeiten öffnet sich ab sofort ein Popup. Dieses kann auch über Tastenkürzel bedient werden:

    ENTER Gast speichern
    ESC Abbrechen
    🡒 Zum nächsten Gast springen
    🡐 Zum vorherigen Gast springen
    ENTF Gast löschen

    Negativfilter: Für die meisten Filter gibt es ab sofort auch eine negative Variante. So können Sie z.B. alle Gäste anzeigen lassen, die nicht in der Kategorie VIP sind oder an die, die Benachrichtigung XYZ nicht gesendet wurde.

    Live-Updates: Die Gästeliste wird bei Änderungen automatisch aktualisiert. Wenn sich z.B. Gäste registrieren oder eingecheckt werden, muss die Seite nicht mehr neu geladen werden, sondern es wird immer der neuste Stand angezeigt.

  • Neuer Feldtyp: Zahl

    Bei eigenen Formularfeldern können Sie mit dem neuen Feldtyp "Zahl" Zahlenwerte mit Minimal- und Maximalwerten abfragen.

  • Absage-Button ein/ausblenden

    Sie können ab sofort für jede Veranstaltung festlegen, ob eine Absage möglich sein soll oder nicht. So können Sie also auch bei der offenen Registrierung eine Absage ermöglichen, bzw. diese bei persönlichen Einladungen deaktivieren.

  • Maximale Gästezahl - wen berücksichtigen?

    Wenn Sie für eine Veranstaltung ein Gäste-Limit einstellen, können Sie jetzt auch festlegen, ob bei diesem nur Haupt-Gäste oder auch Begleitpersonen berücksichtigt werden sollen.

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung

    Aus Sicherheitsgründen wurde ein weiterer Zwischenschritt bei der Authentifizierung hinzugefügt, bei dem Sie einen Code aus Ihrem Postfach eingeben müssen. Außerdem werden inaktive Konten ab sofort nach einer Ablaufzeit benachrichtigt und schließlich deaktiviert.

Ältere Updates von 2021 bis 2024 anzeigen

Oktober 2024

  • Gästeliste teilen

    Es ist ab sofort möglich, die Gästeliste Ihrer Veranstaltung mit weiteren Personen zu teilen. Über den Teilen Button obenhalb der Gästeliste können Sie einen entsprechenden Link erstellen, der auch ohne Invito-Zugang geöffnet werden kann. Die aktuell gesetzten Filter und Spalten werden wie sie sind weitergegeben. So lassen sich Listen erstellen, die nur für die Zielgruppe relevante Daten beinhalten. Über den Button Nicht mehr teilen in der geteilten Ansicht können Sie die Freigabe jederzeit rückgängig machen.

  • Grafische Statistiken

    Über den Button Statistiken oberhalb der Gästeliste haben Sie die Möglichkeit, grafische Visualisierungen und Kennzahlen zu Ihrer Veranstaltung einzublenden. Diese sollen helfen, einen Überblick über die Verteilung von Rückmeldungen, Zusagen/Absagen und Anwesenheiten Ihrer Gäste zu gewinnen. Sie können die Ansicht wechseln, in dem Sie auf den Titel der Diagramme klicken. Sollten Sie hier wichtige Kennzahlen oder Statistiken vermissen, freue ich mich über Ihr Feedback. Schreiben Sie mir gerne eine Mail.

  • Meetinglink: Schnittstelle zu Videokonferenzen

    Für Online-Veranstaltungen mit digitalen Besprechungen oder Konferenzen wurde Invito um eine praktische Schnittstelle erweitert: Über die Variable {MEETINGLINK} können Sie Ihren Gästen per Benachrichtigung einen personalisierten Link zum Online-Meeting zukommen lassen. Ein Klick darauf, leitet den Gast zur Videokonferenz weiter während sein Status im Hintergrund automatisch auf anwesend gesetzt wird. Voraussetzung ist, dass Sie im Vorfeld einen Link zum Online-Meeting (MS Teams, Zoom, etc.) hinterlegt haben und der Gast den Link in einem gültigen Zeitfenster öffnet (30 Minuten vor Start der Veranstaltung bis Ende der Veranstaltung). Mehr zur Vorgehensweise finden Sie in den FAQs.

  • End-Zeit und -Datum

    Neben Start-Datum und -Zeit lassen sich ab sofort optional auch End-Datum und Zeit festlegen. Diese können Sie in Benachrichtigungen oder Textblocks (z.B. Sidebar neben dem Formular) einblenden. Dafür stehen neue Variablen zur Verfügung: {ENDDATUM}, {ENDZEIT}, {ZEITRAUM}. Die Variable {ZEITRAUM} zeigt alle Informationen zu Beginn und Ende Ihrer Veranstaltung an, z.B. 08.09.2025 10:00 Uhr - 12:00 Uhr oder 08.09.2025 18:00 Uhr - 10.09.2025 20:00 Uhr.

  • Geänderte Kontaktdaten: E-Mail und Telefonnumer

    Bisher gab es die Möglichkeit zurückzuverfolgen, ob Gäste im Anmeldeformular ihre Adresse geändert haben. Ab sofort werden hier auch Telefonnummer und E-Mail-Adresse berücksichtigt. Unter Daten geändert im Filter-Menü sowie im Gäste-Bearbeiten-Popup können Sie einsehen, welche Gäste Ihre Kontaktdaten aktualisiert haben und so Ihre Datenbank auf dem neusten Stand halten.

  • Zusatzinfo

    Es wurde ein neues Feld Zusatzinfo hinzugefügt. Dieses dient dazu, wie der Name vermuten lässt, beliebige zusätzliche Informationen über Ihre Gäste zu speichern. Das Feld muss manuell befüllt und kann dann über die Variable {ZUSATZINFO} in Benachrichtigungen ausgegeben werden.

  • Live-Dashboard: Begleitpersonen ein/ausblenden

    Im Live-Dashboard für die Einlasskontrolle können Sie ab sofort oben rechts über die Schaltfläche Inklusive Begleitpersonen entscheiden, ob Sie Begleitpersonen in den Anwesenheitszahlen berücksichtigen oder auslassen wollen.

Juli 2024

  • Kombination aus persönlicher Anmeldung und offener Registrierung

    Es ist ab sofort möglich, die persönliche Anmeldung und die offene Registrierung zu kombinieren. Sie können also eine ausgewählte Gästeliste gezielt per Anmeldelink einladen und zusätzlich noch die offene Registrierung über einen öffentlichen Link ermöglichen.

  • Kalenderdatei als Anhang

    Ab sofort ist es möglich, Ihren Benachrichtigungen eine Kalenderdatei (iCalendar) als Anhang hinzuzufügen. So können Gäste Ihre Veranstaltung mit einem Klick als Termin in Outlook und co. hinzufügen. Bei der initial hinterlegten Einladungsmail ist diese Option standardmäßig aktiviert.

  • Mehr Optionen für Auswahlmöglichkeiten bei eigenen Feldern

    Bei Feldern mit Auswahlmöglichkeiten können Sie ab sofort für jede Option eine Kapazität angeben. Also die maximale Anzahl an freien Plätzen für diese Option. Praktisch für begrenzte Angebote wie z.B Workshop-Plätze.
    Außerdem: Bei Multiple-Choice-Feldern können Sie jetzt über das Feld Max. Anzahl Optionen, die Anzahl der gleichzeitig wählbaren Optionen limitieren. Geeignet bspw. wenn Sie die Auswahl von Angeboten oder Zusatzleistungen einschränken wollen.
    Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, für jede Auswahlmöglichkeit einen internen Titel zu vergeben. Dieser wird in der Gästeliste und im Excel-Export statt der eigentlichen Beschriftung angezeigt. Praktisch bei sehr langen Bezeichnungen.

  • Abmeldelink mit Zwischenschritt

    Wenn Gäste auf den Abmeldelink in Benachrichtigungsmails geklickt haben, wurden diese bisher direkt abgemeldet. Ab sofort gibt es noch einen Zwischenschritt mit Sicherheitsabfrage ("Sind Sie sicher, dass Sie sich abmelden wollen?"). Den angezeigten Text können Sie bei Bedarf über den Textblock "Hinweis Abmeldelink" anpassen.

  • Info-Mail bei neuen Veranstaltungen

    Es ist ab sofort möglich, eine automatische Benachrichtigung per Mail an eine hinterlegtes Postfach zu senden, sobald eine neue Veranstaltung in Invito angelegt wird. So können bspw. KollegInnen automatisch über neue Veranstaltungen informiert werden. Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, schreiben Sie mir einfach eine kurze Nachricht.

  • Weiterleitung Root-URL

    Aus Sicherheitsgründen wurde die Root-URL (z.B. events.hwk-musterstadt.de) deaktiviert und stattdessen eine Weiterleitung auf Ihre Homepage eingerichtet. Auf Wunsch lässt sich hier auch eine andere URL hinterlegen z.B. zu einer Veranstaltungsseite.

Januar 2024

  • Test-Benachrichtigungen senden

    Beim Erstellen von Benachrichtigungen an Ihre Gäste können Sie ab sofort Test-Benachrichtigungen versenden. Klicken Sie dazu einfach auf den Button „Test schicken“ oben rechts in der jeweiligen Benachrichtigung und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten umgehend eine E-Mail mit dem aktuellen Entwurf und Beispieldaten.

  • Variablen Hilfe

    Im Admin-Bereich finden Sie jetzt bei den Benachrichtigungen nützliche Beschreibungen zu allen verfügbaren Variablen. Ein Klick auf eine Variable zeigt Ihnen, was sie bedeutet und wie sie verwendet wird. Über den Button unten können Sie die Variable in Ihre Zwischenablage kopieren und einfach im Text einsetzen.

Dezember 2023

  • Archivieren Funktion

    Veranstaltungen können ab sofort archiviert werden. Das bedeutet, dass Titel und URL freigegeben sowie die Registrierungsseite deaktiviert wird. Die Gästeliste kann nach wie vor eingesehen, durchsucht und exportiert werden. Veranstaltungen die älter als drei Monate sind, werden automatisch archiviert. Um eine Veranstaltung endgültig zu löschen, muss diese zuerst archiviert werden.

  • Standard Datenschutz-Feld

    Bei neuen Veranstaltungen wird jetzt automatisch ein Feld zur Bestätigung Ihrer Datenschutzerklärung hinzugefügt. Sie möchten einen eigenen Standardtext für dieses Feld verwenden? Kein Problem – schicken Sie mir einfach eine E-Mail und ich hinterlege gerne Ihren individuellen Text mit Link zu Ihrer Datenschutzerklärung.

Oktober 2023

  • Sitzplatzvergabe

    Sie haben nun die Möglichkeit, Sitzplatznummern für Ihre Gäste zu vergeben. Setzen Sie einfach ein Häkchen bei "Sitzplatzvergabe" in den Einstellungen der jeweiligen Veranstaltung. Die Platznummern können dann direkt in der Gästeliste oder via Excel-Import vergeben werden. Sie erscheinen auf dem Ticket, im Export und bei Bedarf auch in Benachrichtigungsmails: {SITZPLATZ}. Für das manuelle Eintragen in der Gästeliste können Sie Tastenkürzel nutzen: ↓, ↑, ENTER, ESC. Das Format ist frei wählbar, z.B. B23 oder Reihe 5, Platz 18.

  • Vereinfachung Einlass / Check-In

    Das Einloggen mit Zugangsdaten an den Einlass-Scannern ist ab sofort nicht mehr nötig. Stattdessen kommt nun ein QR-Code zum Einsatz. So funktioniert's:
    1. Öffnen Sie die Gästeliste der jeweiligen Veranstaltung auf einem Laptop.
    2. Klicken Sie auf den grünen Button Live-Dashboard oben auf der Seite.
    3. Wählen Sie den Reiter QR-Code für Einlass.
    4. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit den Geräten, die Sie für den Einlass nutzen möchten. Anschließend können Sie wie gewohnt Tickets scannen.

  • Ticketversand

    Ein Fehler, der die Anzeige von Anhängen auf einigen iPhones betroffen hat, wurde behoben. Ticket-PDFs werden jetzt in allen E-Mail-Programmen fehlerfrei angezeigt. Außerdem haben Sie ab sofort auch die Möglichkeit, Tickets zusätzlich über einen Downloadlink zu verschicken. Nutzen Sie hierfür einfach im E-Mail-Text die Variable {TICKETLINK}.

Februar 2023

  • Schlagwörter

    Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, für Gäste Schlagwörter zu vergeben. Im Vergleich zu den Kategorien können Sie hier mehrere Schlagwörter pro Gast vergeben. Ein Gast kann also z.B. der Kategorie VIP zugeordnet sein und zusätzlich die Schlagwörter #politik und #parkplatz haben. Die Gästeliste kann dann entsprechend gefiltert werden. Schlagwörter werden außerdem beim Import und Export berücksichtigt. Es bieten sich hier kurze, prägnante Begriffe an.

  • Abmeldelink

    Sie können Ihren Gästen jetzt die Möglichkeit geben, sich auch nach einer Zusage noch von der Veranstaltung abzumelden. Dazu verschicken Sie einfach eine Benachrichtigung mit der Variable {ABMELDELINK}. Klickt ein Gast auf diesen Link, wird er von der Veranstaltung abgemeldet.

  • Export gefilterte Gästeliste

    Der Excel-Export der Gästeliste berücksichtigt ab sofort Ihre eingestellten Filter (z.B. Kategorie oder Status).

  • QR-Code

    Für angemeldete Mitarbeiter wird auf der Registrierungsseite oben ein Link zu einem QR-Code angezeigt. Diesen können Sie beispielsweise auf Anschreiben oder Flyern verwenden, um Ihren Gästen die Anmeldung zu vereinfachen.

  • Info über neue Anmeldungen an mehrere Mitarbeiter-E-Mails möglich

  • Optimierungen Freitextsuche

Juni 2022

  • Live-Statistiken

    Für Veranstaltungen mit Tickets & Check-In haben Sie die Möglichkeit, Infografiken zu den Anwesenheitszahlen anzuzeigen. Sobald erste Gäste als anwesend markiert sind, erscheint in der Gästeliste der Button "Live-Statistiken". Diese Übersicht wird nach Kategorien aufgeschlüsselt und aktualisiert sich automatisch. Das ist vor allem am Tag der Veranstaltung praktisch.

  • Akademischer Titel

    Die Gäste-Infos wurden um das Feld "akademischer Titel" erweitert. Dieses Feld wird sowohl bei Import/Export berücksichtigt, als auch automatisch in Benachrichtigungen, auf dem Ticket, etc. dem Namen des Gastes vorangestellt.

  • Alternative Domains

    Es ist ab sofort möglich, Ihre Invito-Instanz unter weiteren Domains verfügbar zu machen. Sie können in diesem Fall für jede Veranstaltung festlegen, welche Domain verwendet werden soll.

  • Textblocks

    Beim Kopieren von Veranstaltungen werden ab sofort auch die Textblocks übernommen und dupliziert.

  • Anmeldeschluss

    Das Feld Ablaufdatum wurde durch das Feld Anmeldeschluss ersetzt. An diesem Tag ist eine Registrierung noch möglich.

  • Sortierung nach Rückmeldedatum

    Die Gästeliste wird standardmäßig nach dem Rückmeldedatum sortiert. Zuletzt registrierte Gäste erscheinen also an erster Stelle.

  • Status Begleitpersonen

    Der Status von Begleitpersonen kann jetzt wie beim Haupt-Gast manuell angepasst werden.

März 2022

  • Reihenfolge der Formularfelder ändern

    Die Reihenfolge der zusätzlich definierten Formularfelder kann ab sofort geändert werden. Dazu einfach die Pfeile rechts benutzen.

  • Vereinfachung der Gästekategorien

    Gästekategorien müssen nicht mehr seperat gepflegt werden, sondern können direkt beim Bearbeiten einer Veranstaltung hinzugefügt werden.

    Es ist außerdem jetzt möglich, fehlende Gästekategorien beim Import automatisch anzulegen.

  • Interne Benachrichtigung über neue Anmeldungen optional

    Die Benachrichtigungs-E-Mail über neue Anmeldungen kann ab sofort deaktiviert werden.
    Dazu einfach das Feld Mitarbeiter E-Mail leer lassen.

  • Benachrichtigungen über Rapidmail

    Benachrichtigungs-E-Mails können ab sofort über Rapidmail verschickt werden. Mit Standort in Deutschland, sehr guten Zustellraten sowie Möglichkeiten zur Auswertung sorgt das für einen sichereren und reibungsloseren Austausch mit Ihren Gästen.

  • Status für neue Gäste: 'neu' statt 'eingeladen'

    Passendere Bezeichnung des Status für neue Gäste

Januar 2022

  • Passwort vergessen Funktion

    Es ist nun möglich sein eigenes Passwort zurückzusetzen. Dazu muss die eigene E-Mail-Adresse eingegeben werden.

  • Variablen Textblocks Registrierungsseiten

    Veranstaltungsspezifische Variablen wurden zu den Textblocks auf den Registrierungsseiten hinzugefügt.

    So ist es möglich, Titel, Ort und Zeitpunkt der Veranstaltung standardmäßig auszugeben.

  • Interner Titel für eigene Felder

    Eigene Felder können jetzt mit einem internen Titel versehen werden. Wenn ausgefüllt, wird dieser Kurztitel in der Gästeliste sowie im Export angezeigt. Praktisch um lange Beschriftungen abzukürzen.

    z.B. "Ich bin mit den Datenschutzvereinbarungen einverstanden" -> "Datenschutz".

  • Reset-Funktion für Filter in Gästeliste

Dezember 2021

  • Begleitpersonen werden als eigene Datensätze im Export aufgeführt

  • Optimierungen Check-In

    Begleitpersonen können per QR-Code eingecheckt werden.

    Informative Darstellung des eingecheckten Gastes bzw. Begleitperson im Anschluss an erfolgreichen QR-Code-Scan.

    Nach erfolgreichem Check-In werden Check-In-Datum sowie -Uhrzeit gespeichert (in Gästeliste als Spalte zuschaltbar).

  • E-Mail Templates im neuen Corporate Design der HWK

  • Optimierte Darstellung und Verhalten des Filter-Dropdowns in der Gästeliste

  • Optimierter Suchalgorithmus in der Gästeliste Gästeliste

November 2021

  • Gäste können bei Registrierung eigene Adresse ändern

    Diese Funktion wird nur bei Veranstaltungen mit Teilnahmecode angezeigt und wenn unter "Felder" Adressfelder in Anmeldeformular anzeigen aktiviert wurde.

    Gäste die ihre Adresse angepasst haben, werden in der Detailansicht sowie im Export entsprechend gekennzeichnet.

  • Anschrift von Begleitpersonen erfassen

    Ist diese Option unter "Felder" gesetzt, werden in der Registrierung bei den Begleitpersonen Adressfelder mit ausgegeben.

  • Paginierung Gästeliste

    Lange Gästelisten werden auf mehrere Seiten verteilt ausgegeben.

  • Flexibleres Handling von E-Mail-Adressen

    Gäste können angelegt werden / sich registrieren, auch wenn bereits Gäste mit derselben E-Mail-Adresse existieren.

    Gäste können ohne E-Mail-Adresse angelegt werden (bei der Registrierung ist E-Mail weiterhin Pflichtfeld).

  • Neues Feld Info-Text oberhalb von eigenen Feldern