Eventmanagement
für den öffentlichen Dienst

Überstunden bei der Planung Ihrer Veranstaltung? Das muss nicht sein. Sparen Sie sich Papierstapel und Excel-Listen. Vom kleinen Team-Meeting bis zur Großveranstaltung - INVITO automatisiert Ihren Event-Workflow.

Funktionen

Registrierung

Ihre Gäste melden sich mühelos an: Mit ein paar Klicks können sie ihre Teilnahme bestätigen, Begleitpersonen hinzufügen und benötigte Informationen angeben.

Sie haben die Kontrolle: Mit individuellen Formuarfeldern bestimmen Sie selbst, welche Informationen Sie von Ihren Gästen erfassen wollen.

Invito bietet zwei einfache Registrierungsoptionen, passend zu jedem Eventtyp:

  • Offene Registrierung für alle zugänglich
  • Registrierung mit persönlichem Zugangscode

Gästeverwaltung

Verwalten Sie Ihre Gäste mit Leichtigkeit und behalten Sie stets den Überblick. Invito zentralisiert alle wichtige Daten für Sie:

  • Freitextsuche und Filterung nach Status, Kategorie, Schlagwörter, Benachrichtigungen, eigene Felder, etc.
  • Excel-Export der Gästeliste inkl. Begleitpersonen & Vertreter
  • Einfache Vergabe von Platznummern für Ihre Gäste

Benachrichtigungen

Verschicken Sie flexible E-Mail-Benachrichtigungen an Ihre Gäste. Sie bestimmen Empfänger, Zeitpunkt sowie den Inhalt der Benachrichtigungen.

Damit haben Sie unzählige Möglichkeiten, mit Ihren Gästen in Kontakt zu treten, zum Beispiel:

  • Einladung mit Registrierungslink
  • Anmeldebestätigung (Automatisch bei Zusage)
  • Tickets (Manuell über die Gästeliste)
  • Erinnerung (Eine Woche vor der Veranstaltung)
  • Follow-up (3 Tage nach der Veranstaltung)

Tickets & Check-In

Invito hilft Ihnen beim Einlass Ihrer Gäste. Gäste und Begleitpersonen erhalten persönliche PDF-Tickets.

  • Ein schneller Scan der Tickets über QR-Codes ermöglicht das einfache Einchecken Ihrer Gäste.
  • Auf den Tickets lassen sich bei Bedarf persönliche Sitzplatznummern unterbringen.
  • Live-Dashboard: Behalten Sie den Überblick über anwesende Gäste und ihre Kategorien in Echtzeit.

Kunden

Durch Invito hat sich unser Teilnehmermanagement deutlich vereinfacht. Alle Rückmeldungen werden zentral, digital erfasst und auch bei kurzfristigen Zu- oder Absagen ist immer der aktuelle Stand abrufbar, auch wenn man schon vor Ort beim Aufbau ist.

Das System lässt sich außerdem einfach auf die individuellen Anforderungen der Veranstaltung anpassen, was uns sehr wichtig ist, denn keine Veranstaltung gleicht der anderen.

Jennifer Hauber, Handwerkskammer Freiburg

Weiterentwicklung & Hosting

Invito wird ständig weiterentwickelt. Durch einen modularen Aufbau und den Einsatz etablierter Standards lassen sich neue Funktionen schnell umsetzen. Maßgeschneiderte Schnittstellen können problemlos integriert werden. Nutzen Sie Ihre eigene Domain und individuelles Branding.

Ihre Daten werden sicher und DSGVO-konform auf einem eigenen Server in Deutschland gehostet.

Kontakt

Interesse geweckt? Gerne beantworte ich Ihnen Ihre Fragen
oder richte Ihnen einen Testzugang ein.

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Patrick Dengler
Proskauer Str. 12
10247 Berlin

info@patrickdengler.de

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